Как использовать Microsoft Teams для записи деталей встречи

На данный момент широко признано, что видеоконференции здесь, чтобы остаться, с приложениями, такими как Microsoft Teams, ведущими в области предоставления удаленных конференционных решений, на которые полагаются бесчисленные пользователи каждый день. Хотя видеозвонки являются основной функцией любого конференц-сервиса, есть несколько других инструментов, которые могут улучшить ваш рабочий процесс и сделать вашу работу проще.

Одним из таких инструментов является возможность вести заметки во время встречи и быстро получать к ним доступ в будущем. В этой статье мы расскажем, как можно использовать заметки о встрече в Microsoft Teams и как начать их использовать.

Почему стоит использовать заметки о встрече в Microsoft Teams?

Хотя вы можете использовать блокнот вашего компьютера или приложение «Заметки» для записи деталей встречи, может быть сложно переключаться между этими приложениями во время встречи или найти конкретную заметку, связанную с определенным обсуждением. Вот где пригодится функция заметок о встрече. Microsoft Teams имеет встроенную опцию заметок о встрече, которая позволяет вам создавать заметки для конкретной встречи во время ее проведения. Вы можете документировать то, о чем говорится на встрече, или делиться своими мыслями и мнениями внутри заметок о встрече.

Заметки о встрече, которые вы создаете, видны и доступны другим участникам встречи, что позволяет легко просматривать и сравнивать разные точки зрения на обсуждения. Эти заметки можно легко делиться по ссылкам, позволяя любому участнику встречи быстро получить к ним доступ, не прибегая к ручному поиску.

Кто может использовать заметки о встрече в Microsoft Teams?

Хотя использование заметок о встрече в Microsoft Teams просто, возможность доступа к ним зависит от нескольких факторов:

• Только участники из той же организации, что и организатор или ведущий встречи, могут инициировать или получить доступ к заметкам о встрече.
• Заметки о встрече можно получить только на встречах с до 100 участников. Хотя встречи в Teams могут вместить до 350 участников, если вы хотите использовать заметки о встрече, вам следует ограничить обсуждение 100 участниками.
• Участники, присоединяющиеся к встрече до создания заметок о встрече, имеют прямой доступ к этим заметкам. Те, кто присоединяется после создания заметок, должны запросить доступ. При таком запросе организатор встречи получит электронное письмо с просьбой о подтверждении предоставления доступа к заметкам тем, кто запросил его.

Как записывать заметки о встрече в Microsoft Teams

Вы можете создавать заметки о встрече до, во время и после встречи в Microsoft Teams. Следуйте инструкциям ниже, чтобы начать записывать заметки о встрече в каждом из этих случаев.

До/после встречи

Примечание: Вы можете делать заметки о встрече до ее начала, если это приватная встреча и не происходит в канале команды. Аналогично, если заметки о встрече еще не созданы, вы можете создавать их в вашем приватном чате вместо канала.

Для записи информации до или после встречи в Microsoft Teams откройте клиент Microsoft Teams на рабочем столе и перейдите на вкладку «Чат» в левой боковой панели. Выберите одну из встреч, для которой вы хотите сделать заметки.

Когда беседа загрузится справа, нажмите на вкладку «Заметки о встрече» сверху.

Обратите внимание, что вкладка «Заметки о встрече» будет отображаться только в том случае, если вы создали заметки о встрече в этом канале. Однако вы можете добавить больше разделов к существующим заметкам.

Внутри заметок о встрече выберите опцию «Сделать заметки».

Теперь вы можете создавать свои заметки, добавляя заголовок и записывая свои мысли и обсуждения в предоставленном разделе.

Чтобы добавить больше заметок, нажмите на значок «+» под разделом.

Во время сессии встречи войдите в встречу в Microsoft Teams. На экране встречи нажмите на значок с тремя точками сверху, где находятся другие элементы управления встречей.

В выпадающем меню выберите опцию «Заметки о встрече».

Это откроет боковую панель «Заметки о встрече» справа. Нажмите на кнопку «Сделать заметки».

Вы вернетесь в окно Microsoft Teams с открытым текущим каналом. Если вкладка «Заметки о встрече» не была создана ранее, она теперь появится сверху.

В этой вкладке вы можете описать ход встречи, дав ей заголовок и добавив цели, заметки и действия.

Вы можете создавать несколько заметок, добавляя новые разделы с дополнительной информацией.

Все заметки будут видны другим участникам встречи.

Чтобы получить доступ к заметкам после встречи, участники могут просматривать их тремя способами: внутри канала Teams, в календаре Teams или на вкладке Wiki канала.

Чтобы просмотреть заметки внутри канала Teams, перейдите на вкладку Teams слева, выберите свою команду, а затем выберите канал, в котором были созданы заметки.

Прокрутите вверх или вниз, чтобы найти встречу с заметками. Нажмите на значок скрепки в верхнем правом углу поля встречи.

Команды теперь расширили возможности совещания, и вы можете просмотреть заметки, которые вы сделали для конкретного совещания, под текстом «Созданные заметки для этого совещания» ниже времени начала совещания внутри нити канала. Чтобы получить доступ к этим заметкам, нажмите на опцию «Показать заметки в полноэкранном режиме» в расширенном окне совещания.

Теперь вы должны видеть заметки непосредственно во вкладке «Заметки совещания».

Другой способ получить доступ к заметкам совещания, созданным в рамках совещания канала, — это через панель вкладок канала сверху. Для этого щелкните вкладку «Команды» слева, а затем выберите Команду> Канал, в котором были созданы ваши заметки, из боковой панели команд слева.

После загрузки нити канала команды нажмите на вкладку «Заметки совещания» сверху. Это откроет вкладку «Заметки совещания», где вы сможете видеть все заметки, созданные в рамках этого конкретного канала.

Если у вас было частное совещание с кем-то в Microsoft Teams, вы можете получить доступ к заметкам, созданным во время этого совещания, в нитях вашего чата. Для этого нажмите вкладку «Чат» слева и откройте событие совещания, где вы или кто-то другой создали заметки из боковой панели чата слева.

Когда откроется событие совещания, нажмите на вкладку «Заметки совещания» сверху, чтобы просмотреть заметки, созданные во время сессии. Вы увидите все заметки, созданные для этого выбранного события совещания на текущем экране.

Это все, что вам нужно знать о заметках совещания в Microsoft Teams.