Настройка и использование комнат разбивки в Microsoft Teams

Виртуальные встречи и видеоконференции стали стандартом для рабочих мест, учебных заведений и социальных собраний.

Приложения, такие как Microsoft Teams, оказались чрезвычайно полезными. Решение для удаленных конференций от Redmond приобрело большую пользовательскую базу с начала пандемии. С многими пользователями, полагающимися на него ежедневно, сервис добавляет все больше функций для повышения продуктивности.

Одно из недавних дополнений — это комнаты разбивки. Эта функция позволяет ведущим встречи создавать несколько подгрупп из основной встречи. Участники могут взаимодействовать с другими участниками, у которых есть схожие интересы или экспертиза. В этой статье мы объясним, что такое комнаты разбивки, что вам нужно для их использования и как их создавать и использовать в Microsoft Teams.

Что такое комнаты разбивки в Microsoft Teams?

В большой встрече может быть сложно привлечь внимание и проводить содержательные дискуссии с другими участниками. Комнаты разбивки предназначены для разделения большой группы участников на более маленькие подгруппы. Это позволяет участникам с схожей экспертизой работать вместе.

Хотя ведущие встречи могут взаимодействовать и управлять всеми подгруппами, участники одной подгруппы могут обсуждать только с другими участниками своей группы. Комнаты разбивки могут быть полезны для организаций с несколькими отделами, так как ведущие могут легко делегировать работу и проверять обсуждения в подгруппах в любое время.

Что вам нужно, чтобы проводить комнаты разбивки?

Прежде чем создавать комнату разбивки, вам нужно убедиться в следующем:

• Вы должны быть ведущим встречи в вашей организации, чтобы создавать комнаты разбивки для всех.
• Ведущий встречи должен использовать компьютер с операционной системой Windows или Mac. Комнаты разбивки могут быть созданы только на компьютере под управлением macOS 10.14 Mojave или выше, или Windows 8.1 или более поздней версии. Однако участники могут присоединиться к комнатам разбивки с любого устройства, включая iOS и Android телефоны.
• Вы используете последнюю версию клиента Microsoft Teams для настольного компьютера.

Как создать комнаты разбивки в Microsoft Teams (только для организаторов)

После выполнения вышеуказанных требований вы можете приступить к созданию комнат разбивки для вашей встречи в Microsoft Teams. Чтобы проводить комнаты разбивки, создайте встречу для вашей организации в Teams и нажмите кнопку «Комнаты разбивки» вверху, где находятся другие элементы управления встречей.

На экране появится окно «Создать комнаты разбивки». Выберите количество комнат, которые вы хотите создать для разных отделов вашей основной группы, нажав на выпадающее меню рядом с опцией «Комнаты». Teams позволяет создать до 50 комнат разбивки в рамках одной встречи.

После выбора количества комнат для создания вы можете выбрать один из следующих вариантов назначения людей в комнаты:

Автоматически: Когда выбрана эта опция, Teams автоматически назначает участников в комнаты. Для завершения процесса нажмите кнопку «Создать комнаты» в правом нижнем углу.

Вручную: С этой опцией вы можете лично назначать участников в каждую комнату. После выбора этой опции нажмите кнопку «Создать комнаты».

На следующем экране вы найдете все комнаты, которые вы создали, в боковой панели «Комнаты» справа от экрана встречи. Вы можете добавлять участников в каждую комнату, выбрав раздел «Назначить участников».

Чтобы добавить участников, выберите флажки рядом с их именами и нажмите кнопку «Назначить» в боковой панели.

Затем выберите комнату, в которую вы хотите добавить этих участников.

Выбранные участники будут назначены выбранной комнате. Повторите этот процесс, чтобы добавить других участников в разные комнаты.

Как использовать комнаты переговоров в качестве организатора

После создания комнаты переговоров в Microsoft Teams вы можете начать ее использовать и управлять ею в качестве организатора.

Запуск комнат во время встречи

После создания комнат во время встречи первый шаг — открыть их, чтобы назначенные участники переместились в свои соответствующие комнаты. Вы можете открыть все созданные комнаты сразу, нажав на кнопку «Комнаты переговоров» вверху.

В боковой панели «Комнаты переговоров» справа нажмите кнопку «Запустить» вверху.

Если вы хотите открыть только определенную комнату и добавить назначенных участников в эту комнату, нажмите на иконку с тремя точками рядом с комнатой и выберите «Открыть комнату» в меню.

Чтобы убедиться, что участники автоматически перемещаются в свои комнаты, включите функцию «Автоматически перемещать участников в комнаты» в комнатах переговоров. Нажмите на иконку с тремя точками рядом с заголовком «Комнаты переговоров» и выберите «Настройки комнаты» в меню.

В настройках комнаты установите флажок «Автоматически перемещать участников в комнаты».

Это автоматически помещает назначенных участников в их комнаты при запуске комнат.

Добавление кого-то в комнату переговоров

Если вы забыли добавить кого-то в комнату переговоров, вы можете назначить его в комнату, выбрав раздел «Назначить участников» в боковой панели «Комнаты переговоров».

Чтобы добавить участников, которые не были назначены ни в одну группу, вы можете выбрать их имена, отметив смежные флажки, а затем нажать кнопку «Назначить».

Когда вы назначаете кого-то в комнату разделения на группы на встрече, он будет постоянно назначен в ту же комнату, когда вы открываете эту конкретную комнату разделения на группы.

Чтобы попросить кого-то присоединиться к комнате разделения на группы, нажмите кнопку «Комнаты разделения на группы» в верхней части экрана встречи. Это применимо, если организатор встречи отключил параметр «Автоматическое перемещение участников в открытые комнаты» или если участник вернулся на основную встречу вместо назначенной комнаты разделения на группы.

Затем выберите комнату, в которую был добавлен участник.

Наведите указатель мыши на имя участника и нажмите на значок в виде трех точек рядом с его именем. Затем выберите опцию «Попросить присоединиться».

Когда вы отправляете приглашение «Попросить присоединиться», участник получит предложение принять и присоединиться к его назначенной комнате разделения на группы.

Чтобы сделать объявления во всех комнатах, нажмите на значок в виде трех точек рядом с заголовком «Комнаты разделения на группы» и выберите опцию «Сделать объявление».

Введите желаемое сообщение в текстовое поле и нажмите кнопку «Отправить». Сообщение будет проиграно во всех комнатах.

Организаторы встречи могут установить ограничение времени для комнаты, чтобы участники автоматически возвращались на основную встречу после указанной продолжительности. Для этого откройте боковую панель комнат разделения на группы и нажмите на значок в виде трех точек в верхней части. Затем выберите опцию «Настройки комнаты».

Включите переключатель «Установить ограничение времени» и выберите желаемую продолжительность.

Когда указанная продолжительность истекает, все участники в комнате будут перемещены обратно на основную встречу.

Включение возможности переключения участников между комнатами и собраниями

При назначении участников в отдельные комнаты для обсуждения, важно позволить им свободно перемещаться между своими назначенными комнатами, не теряя доступа к чатам и файлам комнаты. Если участник случайно выйдет из комнаты, он потеряет немедленный доступ к содержимому этой комнаты и сможет видеть только то, что было общедоступно во время его присутствия.

Как организатор собрания, полезно позволить участникам легко переключаться между отдельными комнатами и основным экраном собрания. Для этого нажмите кнопку «Отдельные комнаты» в верхней части, чтобы открыть боковую панель отдельных комнат.

Как только появится боковая панель, нажмите на значок 3 точек в верхней части и выберите опцию «Настройки комнаты».

На следующем экране установите флажок «Участники могут вернуться к основному собранию».

Изменение названия комнаты

В Microsoft Teams вы можете назначить имя каждой отдельной комнате, чтобы отличать их друг от друга и указывать тему обсуждения. Чтобы переименовать комнату во время собрания, наведите указатель мыши на комнату, нажмите на значок 3 точек и выберите опцию «Переименовать комнату».

Введите желаемое имя для комнаты и нажмите «Переименовать комнату», чтобы сохранить изменения.

Добавление дополнительных комнат на собрание

Если вы ошибочно создали меньше комнат, чем нужно, вы можете легко добавить еще. Для этого нажмите кнопку «Отдельные комнаты» в верхней части, чтобы открыть боковую панель отдельных комнат.

В боковой панели нажмите на опцию «Добавить комнату» в верхней части.

Новая комната будет иметь имя по умолчанию, которое можно будет изменить позже.

Закрытие комнат

Когда участники завершат обсуждение в отдельной комнате, вы можете закрыть комнаты, чтобы обсуждения в дальнейшем проходили только на основном собрании. Чтобы закрыть все комнаты в собрании, нажмите кнопку «Отдельные комнаты» и выберите кнопку «Закрыть» в верхней части боковой панели справа.

Если вы хотите закрыть только отдельную комнату, наведите указатель мыши на комнату, нажмите на кнопку 3 точки рядом с названием комнаты и выберите опцию «Закрыть комнату» в меню.

Удаление отдельных комнат

Если вам больше не нужна отдельная комната на собрании, даже для будущего использования, вы можете ее удалить. Начните с нажатия кнопки «Отдельные комнаты» в верхней части, чтобы открыть боковую панель отдельных комнат.

В боковой панели наведите указатель мыши на комнату, которую хотите удалить, нажмите на значок 3 точек и выберите опцию «Удалить комнату».

В появившемся окне нажмите кнопку «Удалить комнату» еще раз, чтобы подтвердить свой выбор.

Если вы хотите удалить все комнаты, созданные во время совещания, вы можете сделать это, нажав на значок «три точки» в верхней части боковой панели комнат Breakout и выбрав в выпадающем меню опцию «Удалить комнаты».

При выполнении этого действия вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите удалить все существующие комнаты. Щелкните кнопку «Удалить», чтобы завершить процесс.

Использование комнат Breakout в качестве участника

Хотя комнаты Breakout позволяют всем участникам быть презентаторами в группе, большинство контролов все же ориентированы на организатора. Однако есть несколько вещей, которые вы, как участник, можете делать внутри комнат Breakout.

Автоматический вход или выход из комнаты

В большинстве случаев организаторы включают опцию «Автоматически перемещать людей в открытые комнаты» для всех участников совещания. В таких случаях участники не могут предпринимать никаких действий, когда комната открывается или закрывается.

Когда организатор открывает комнату, в которую вас назначили, вы увидите уведомление в верхней части окна Teams с надписью «ваша сессия в комнате Breakout началась». В течение 10 секунд после этого сообщения вы будете автоматически перемещены в назначенную комнату.

Аналогично, участникам также будет сообщено, когда организатор совещания закроет комнату. После получения этого уведомления вы будете перемещены обратно в основное окно совещания в Microsoft Teams в течение следующих 10 секунд.

Присоединение к приглашенной комнате

Если организатор совещания не включил опцию «Автоматически перемещать людей в открытые комнаты», вы не будете автоматически перемещены в назначенную комнату при ее открытии организатором. Вместо этого вы получите предложение «Присоединиться к комнате Breakout», где вы сможете нажать на опцию «Присоединиться к комнате», чтобы войти в комнату, в которую вас пригласили.

Если вы закроете это предложение или выберете опцию «Позже», вам придется ждать, пока организатор снова пришлет вам приглашение, чтобы войти в комнату Breakout, в которую вас назначили.

Возвращение на главный экран совещания

По умолчанию, как участник, вы будете автоматически перемещаться внутрь и вне вашей комнаты Breakout, когда организатор открывает или закрывает ее на своем устройстве. Однако, если организатор совещания включил опцию «Позволить участникам вернуться на главное совещание», вы сможете перемещаться внутри и вне назначенной вам комнаты в любое время, не нуждаясь в постоянном запросе организатора.

Если эта опция включена, вы можете вернуться на главное окно совещания из вашей комнаты, нажав на опцию «Вернуться» вверху.

Вы также можете вернуться в свою комнату Breakout со страницы совещания, нажав на кнопку «Присоединиться».

Это все, что вам нужно знать о комнатах Breakout в Microsoft Teams.